第一章 总 则
第一条 为加强荆江局公文处理规范化管理，不断提升公文处理的科学化水平，根据《党政机关公文处理工作条例》、《长江水利委员会公文处理实施细则》和《水文局公文处理实施细则》等有关规定，制定本细则。
第二条 本细则所称公文，是指荆江局开展管理、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。
第三条 公文处理是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 局属各单位（部门）的负责人应当高度重视公文处理工作，应严格按本细则的规定加强对公文处理工作的指导和检查。尤其注重发文审核。
第六条 荆江局行政办公室是荆江局公文处理的管理部门，主管局机关的公文处理工作。
第七条 公文处理应以电子公文系统为主，需印制纸质文件时，其内容与格式应与电子文件保持一致。
第二章 公文种类
第八条 荆江局的公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二) 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知。适用于发布、传达要求局属单位（部门）周知或者执行的事项；批转局属单位（部门）的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。
（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复。适用于答复局属单位（部门）请示事项。
（八）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第八条 除上述法定文种外，根据工作实际，荆江局公文还包括各类简报。所有简报均以“荆江局工作简报”命名，再根据简报内容，以小标题加以区分。
第三章 公文格式
第一节 一般规定
第九条 公文格式应符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704）的有关要求。
第十条 公文的文字从左到右横写、横排。公文用纸应选用国际标准A4型（210mm×297mm），采用左侧装订。用于张贴的公文，其用纸尺寸可根据实际需要确定。
第十一条 荆江局发文应使用统一制定的发文稿纸。
第十二条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。
第十三条 公文页面主要内容所在的区域称为版心。除页码位于版心之外以外，其他要素均应位于版心之内。
面码为公文页数顺序号。公文附件与正文一起装订时，面码应连续编排。函首页不显示页码。
版心分为版头、主体及版记三部分。各部分包括的主要要素分别为:
（一）版头。公文首页红色分隔线以上的部分。一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素构成。
（二）主体。公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。一般由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素构成。
（三）版记。公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。由抄送机关、印发机关和印发日期等要素构成。
第二节 版头格式
第十四条 版头位于公文之首，位置应相对规定。版头各要素应标注准确、规范及美观，体现公文严肃性与权威性。
第十五条 份号为公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位阿拉伯数字。
第十六条 密级和保密期限。涉密公文应当依照《水利工作国家秘密范围的规定》（水办﹝2011﹞387号）等有关保密规定，根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
第十七条 紧急程度为公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
第十八条 发文标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志并用联合发文机关名称，主办机关排列在前。
第十九条 发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号标准写法为“发文机关代字﹝年份﹞发文顺序号”。
第二十条 签发人。上行文应当由发文机关主要负责人或主持工作的负责人签发，并标注签发人姓名。
第三节 主体格式
第二十一条 主体篇幅不固定，可依据公文内容的长短而变化。
第二十二条 标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题应当准确简要地概括公文的主要内容，应符合下列规定：
（一） 发文机关名称规范应用方法如下：
1.一般行文。发文机关应用规范化简称“长江委水文局荆江局”，对外行文也可使用全称。
2.联合行文。各发文机关名称用空格分隔。
（二）标题中一般不用标点符号，确有需要时，应注意以下事项：
1.法律、法规、规章名称全称应加书名号。
2．如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。
（三）当标题字数较多，需要多行排布时，要满足词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列应使用梯形或菱形。
（四）转发性文件的标题不应将上级文件的标题原文照抄，发文事由的表述既要规范又要灵活，转发应仅引用至上一级单位。
第二十三条 主送机关为公文的主要受理机关，应符合下列规定：
（一）应使用机关全称或规范化简称。
（二）对内发文如有多个主送单位，其顺序按新“三定”方案的顺序排列；主送单位较多不便全部列出的，则为“局属各有关单位（部门）”；主送单位为全局所有单位（部门）的，则为“局属各单位、机关各部门”。
（三）对外发文如有多个水利系统主送单位，应以水利部公文中的排序规则为准。
（四）主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记，标注方法详见第三十二条。
第二十四条 正文。公文的正文拟制规则见第四十五条。
第二十五条 附件说明为公文附件的顺序号和名称，应符合下列规定：
（一）在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。
（二）如有多个附件，顺序号应上下对齐，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。
（三）附件名称不加书名号，其后也不加逗号、分号、句号等标点符号。当附件名称超过一行，转行时应与本附件名称的第一字对齐。
（四）若附件文件过大或文件特殊，在附件名称后注明“（附件别附）”。
第二十六条 发文机关署名应署发文机关全称，与所用公章名称一致。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。
第二十七条 成文日期应署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。电报署发出日期。
成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
第二十八条 印章。公文除会议纪要、简报及电报外，应加盖发文机关印章。联合上报的公文，可仅由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应注意以下事项：
（一）单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应距正文（或附件说明）一行之内。
（二）联合行文时，将印章与发文机关署名一一对应，端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。
（三）特殊情况处理：当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时，一般应采取调整正文行距或字距的措施加以解决。如果调整行距、字距仍无法解决，可将印章加盖在下一空白页上，在该页第一行顶格标注“（此页无正文）”。
第二十九条 附注为公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”应当在附注处括号内注明联系人的姓名和电话。
第三十条 附件为公文正文的说明、补充或者参考资料。附件另面编排，一般与公文正文一起装订，格式要求同正文。若附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
供领导审阅和签发时参考的资料可不作为文件的附件。
第四节 版记格式
第三十一条 版记位于公文之尾，位置应相对固定，并应保证其始终于偶数页上。
第三十二条 抄送机关为除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
当主送机关较多，在标记主送机关位置处应仅保留少量主送机关名称，以保证首页可显示公文正文，并将其他主送机关名称移至版记处。此时除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分割线。
第三十三条 印发机关和印发日期为公文的送印机关和送印日期。印发日期应用阿拉件数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。
第四章 行文规则
第三十四条 进一步精简文件。行文应确有必要，注重效用，注重针对性和可操作性。应符合下列规定：
（一）领导讲话一般在荆江水文网上发布。
（二）凡转发公文没有具体要求，属一般性转发的，原则上原文照发，不另行文。
（三）其他可发可不发的文件尽量不发。
第三十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第三十六条 荆江局依据其职权范围、隶属关系和有关公文处理办法的规定，向水文局和有关上级机关应以请示、报告的形式行文；可以函的形式与水文局其他相应职能部门、所属勘测局、各省（自治区、直辖市）水文部门互相行文。
第三十七条 企业可根据其业务范围向地方业务主管部门行文，向有关工商、税务等管理部门及施工、监理等单位发函。
第三十八条 向下级机关的重要行文，应同时抄送“发文机关”的上级机关。
第三十九条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。“报告”中不得夹带请示事项。
第四十条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章 发文办理
第四十一条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括起草、审核、签发等程序。
第四十二条 荆江局发文应通过长江委水文局综合办公平台办理（特殊要求除外）。
第四十三条 荆江局发文的适用事项如下：
（一）行使长江委授权在长江流域的水行政管理职责。
（二）制发荆江局行政、业务技术规章。
（三）向上级机关请示、报告工作。
（四）答复问题。
（五）荆江局的机构设置、职能配置、任免和聘用干部。
（六）涉外工作的有关事项。
（七）其他需要以荆江局名义行文的事项。
局属各单位（部门）发文适用于职责范围内的有关事项。
第四十四条 发文机关标志的印制符合下列要求：
（一）除纪要和简报外，其余公文均需在版头部分印制发文机关标志。
（二）对于决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函（部门函除外）等文种，除有关部门根据工作需要可使用部门发文机关标志外，局机关其他部门一律使用荆江局发文机关标志。
（三）荆江局部门函可使用部门全称印制文件版头。
第四十五条 草拟公文基本要求如下：
(一)符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
(三)文种正确，格式规范。
(四)内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。层次序数可越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可选用“1.”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）公文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字宜使用阿拉伯数字，有特殊要求的除外，成语、惯用语、缩略语等符合汉语行文习惯用词中的数字应使用汉字。
第四十六条 荆江局发文程序按照文种分为以下几类：
（一）除纪要、简报外，荆江局发文程序一般为：经办人拟稿→单位（部门）负责人审核→行政办公室文秘初审→行政办公室领导复核→局有关单位（部门）会签（如需会签）→（副）总工审阅（如需审阅）→局领导审阅→局领导签发→行政办公室文秘编文号、用印、分发。
（二）纪要发文程序一般为：经办人拟稿→单位（部门）负责人审核→行政办公室文秘初审→行政办公室领导复核→局有关单位（部门）会签（如需会签）→主持会议领导签发→行政办公室文秘编文号、分发。
（三）简报发文程序一般为：经办人拟稿→单位（部门）负责人审核→行政办公室文秘初审→行政办公室领导复核→局有关单位（部门）会签（如需会签）→（副）总工审阅（如需审阅）→局领导审阅→局领导签发→行政办公室文秘编文号、分发。
第四十七条 行政办公室对公文审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第四十八条 联合行文一般由主办单位先签署意见，协办单位依次会签。
第四十九条 文件签发的权限为：以荆江局名义发文，重要的由局长签发，一般的由分管（或联系）副局长签发。
第五十条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点检查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章 收文办理
第五十一条 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、办结归档等程序。
（一）报送荆江局的公文（包括信件、电报），必须经行政办公室文秘统一签收、登记、编号、分发；各单位（部门）收到主送荆江局的公文，也应送局办公室文秘统一登记处理。
（二）局属各单位（部门）代表荆江局参加的重要会议带回的文件，应交行政办公室登记，按收文程序处理。
第五十二条 收到上级机关下发或交办的公文，由行政办公室提出拟办意见送负责人批示后办理。需要两个以上部门办理的应明确主办部门。
第五十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。特急公文，随到随办；有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕；没有时限要求的公文，一般在10个工作日内办结；确有困难的，应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。
第五十四条 公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请局领导协调或裁定。
第五十五条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签名或圈阅视为同意；没有请示事项的，签名或圈阅表示已阅知。
第五十六条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第五十七条 承办单位（部门）应及时、详细填写承办情况。
第七章 公文归档
第五十八条 公文办完后，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第五十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
第六十条 归档范围的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第六十一条 拟制、修改和签批纸质公文，不能使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔书写，所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第六十二条 涉密公文管理应按保密规定办理。
第六十三条 不具备归档和存查价值的纸质公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第六十四条 销毁秘密公文应按照《水文局保密工作管理办法》有关规定执行。
第六十五条 机构合并时，全部公文应随之合并管理。
第六十六条 工作人员调离工作、退休时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章 附 则
第六十七条 本细则由荆江局行政办公室负责解释。
第六十八条 本细则自2021年12月1日起实施，原《荆江局公文运转规则》同时废止。