荆江局档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了进一步加强荆江局档案的科学管理，充分发挥档案在荆江局“四个水文”发展中的作用，更好地服务荆江局各项生产、基建、科研任务，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》、《长江水利委员会档案管理规定》、《水文局档案管理办法》等有关法律、法规及办法，结合荆江局实际，制定本办法。
第二条 档案工作是水文工作的重要组成部分，是维护水文工作历史真实面貌的一项重要工作。全局各部门应加强档案法律、法规的宣传，提高档案意识。
第三条 本办法所称档案，系指荆江局各部门及个人在从事水文测验、水环境监测、河道测绘、水文自动测报、网络信息建设、基础建设、行政管理、党务管理、财务管理、科技管理、学术交流、外事活动等工作中形成的，具有保存价值和历史查考证作用的纸质文件、音像资料、电子文件、实物等不同形式的历史记录。
第四条 科技档案是荆江局档案的主体，文书档案和会计档案是重要的组成部分。凡是由荆江局各单位承担的各项任务和由荆江局经费开支活动所产生的档案均属荆江局档案的组成部分，是集体财富，荆江局各部门和个人不得以任何形式或理由截留占有。
第五条 荆江局各部门和个人均应遵守《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、水利部及长江水利委员会、水文局有关档案管理规定、以及本办法的规定。
第六条 荆江局各部门和个人，对在各项业务活动中形成的材料负有立卷和归档义务。
第七条 本办法适用于荆江局各部门和个人。
第二章 组织管理和职责
第八条 荆江局各部门应依法开展档案工作，把档案工作列入我局发展规划和各项工作计划中，统筹安排档案工作经费，解决好工作中的具体实际问题。档案管理设施应与荆江局各部门现代化建设同步进行，为档案的科学管理和档案信息的开发利用提供保障。
荆江局各部门在制订岗位职责中应明确档案工作的职责。
第九条 荆江局档案工作实行统一领导、分级管理的原则。分管局长是荆江局档案责任人。网络信息中心下设档案室，是荆江局档案工作的职能机构，应配备一定数量、能胜任工作的专职档案员，负责全局档案业务管理工作，并对局属各单位和部门档案工作进行监督、指导和检查。
各部门应有一名部门领导作为本部门档案责任人，分管档案工作，并配备兼职档案员。
第十条 荆江局档案管理部门应根据本办法制订档案管理制度，明确档案工作部门和人员，负责贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，落实档案工作规划，对文件材料的形成、积累、归档进行监督、指导和检查，负责统一管理和集中保管科技、文书、会计、基建、电子和声像等各类档案，有计划、有针对性地开发档案信息资源，按要求向上级档案管理部门移交档案。
第十一条 档案工作人员应具备档案专业和相关的水利专业知识，爱岗敬业，忠于职守。档案工作人员应保持相对稳定。
第十二条 荆江局应有计划地开展对档案工作人员的业务培训和继续教育，逐步提高档案人员的业务素质和管理水平。
第十三条 专（兼）职档案人员负责本部门档案工作，根据生产任务书和科研课题计划，协助项目负责人组织文件材料的收集、整理、归档。
第三章 归档范围和保管期限
第十四条 归档是指各部门文件材料形成人员或经办人员，将具有保存价值的文件材料，按要求进行收集、整理，并按规定向档案部门移交的过程。应归档的文件材料，原则上由主办部门或课题（项目）负责人负责归档，相关部门应积极做好配合工作。
第十五条 荆江局科技文件材料的归档范围，应全面、系统地反映荆江局各部门和个人在从事水文测验、水环境监测、河道测绘、水文自动测报、网络信息建设、基础建设、行政管理、党务管理、财务管理、科技管理、学术交流、外事活动等工作的过程与结果
第十六条 荆江局科技档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。文书档案的保管期限定为永久和定期（30年和10年）两种。档案保管期从文件材料归档年度算起。经过鉴定，需要延长保管期的，从鉴定的年底算起。
第十七条 科技档案确定档案保管期限的一般原则为：
（一）永久 凡是记述和反映荆江局职能活动和基本历史面貌的，对水文事业的研究和发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）长期 凡是在相当长时间内对荆江局工作有查考价值的档案，列为长期保管。
（三）短期 凡是在较短时间内对荆江局工作有查考价值的档案，列为短期保管。
文书档案确定档案保管期限的一般原则为：
（一）永久 凡是对水文事业的研究和发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）30年 凡是在相当长时间内对荆江局工作有查考价值的档案，列为定期30年保管。
（三）10年 凡是在较短时间内对荆江局工作有查考价值的档案，列为定期10年保管。
第十七条 荆江局科技文件材料和文书文件材料归档范围与保管期限见附件1。会计档案文件材料归档范围与保管期限按照财政部《会计基础工作规范》及有关规定执行。
第十八条 归档时限及要求
（一）应归档的文书文件材料由职能部门兼职档案员收集、整理，经部门领导审查后，送办公室立卷，并于次年5月30日前交档案管理部门归档。
（二）应归档的科技文件材料由主办部门或课题（项目）组负责收集、整理，归档成果的审查、鉴定以及归档文件材料的完整、准确、系统性，由项目负责人或部门负责人负责。应归档的科技文件材料，一般应在项目实施完成后3个月内归档（周期较长的项目，可分阶段或分单项计算归档时限）；重要设备仪器的随机材料，应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作。项目鉴定或验收形成的文件材料，应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。归档的科技文件材料应为原件。
（三）会计档案归档按照财政部《会计基础工作规范》及有关规定执行。
（四）科技文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
（五）电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999、GB/T17678.2-1999）、《档案数字化光盘标识规范》（DA/T52-2014）执行。具有永久或较长时期保存价值的电子文件材料归档时，应同时形成相应纸质文件材料归档。
声像档案是纸质载体档案的必要补充。归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。其中，归档照片参照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行；数码照片归档参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）。
（六）在归档纸质文件时，其相应的电子文件材料应按有关要求同步归档。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式；采用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以PDF、DOC、WPS、XML、TXT等为通用文件格式。
（七）归档的文件材料应填写保管期限，注明密级，标明起止日期、件数、页数等。
（八）归档的文件材料，不得使用圆珠笔或红色、纯蓝墨水书写，要做到书写纸质优良、图文清晰、有利于长期保存。
对归档内容不全或其他不符合归档要求的，应退回有关部门或人员重新补充收集整理；对符合要求的，交接双方应认真履行交接手续，签字盖章的接收清单作为交接凭证。
（十）荆江局所有建设项目的档案管理工作应与项目进程实行同步管理。在进行项目鉴定或验收时，应对归档的科技文件材料进行检查或验收，没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能进行鉴定或通过验收。在上报登记和评审奖励科技成果及科技人员考核、职称评审涉及有关项目时，应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。
第十九条 对不按要求归档的部门和个人，档案管理部门可拒绝出具归档合格证明，并视为没有完成全部生产任务，财务部门在结算经费时，应扣发部门和个人分配部分
第四章 档案管理和利用
第二十条 荆江局应结合本单位特点，制定水利科技档案分类方案，明确档案整理要求。对接收的水利科技档案要及时进行分类、编目、入库、排架等整理工作。
第二十一条 荆江局档案分类大纲见附件2（荆江局档案分类大纲）。
第二十二条 档案整理与立卷
（一）文书档案整理：归档文件按年度和保管期限分类，一般以一份文件为一件。文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。归档文件要齐全完整，装订线不能压字迹。对缺张少页、残损不清、字迹模糊及手续不完备的文件，文秘人员须加以弥补和标注清楚。
每份文件首页上端的空白位置加盖“荆江局档案专用章”并填写相关内容。归档文件编号见分类大纲。归档文件目录设置：档号、文号、题名、责任者、文件形成时间、页数等项目。
（二）科技档案整理：文件材料按一定特征划分组合，即按项目、专业、工序或阶段等组合；报告与附图编为同一档案号；正文与附件编为同一档案号；同名的底图、描图编为同一档案号；图纸应标明该套图纸的总量及每幅图纸的名称等有关的内容。归档文件编号见分类大纲。
文件材料页码的编写见附件5：页码编写说明。
永久、定期保管的档案在装订时必须去掉铁质金属物。各类原始记载薄、自记纸、报表应在封面注明项目的名称及日期。对形成的案卷拟写案卷标题，填写卷内目录、密级、保管期限、备考表。卷内目录必须填写清楚，要求字迹端正清晰。卷内备考表项目包括档号、互见号、本卷情况说明、立卷人、检查人和立卷与检查时间（见附件4）。卷内需要说明的情况，应由立卷人在备考表上写清楚，并签名；检查人对案卷质量进行审核，并签名。备考表附于卷末。
（三）会计档案整理：按照财政部《会计基础工作规范》及有关规定执行。
（四）声像、电子档案整理：声像资料、电子文件整理时应标注每盒录音带、录像带或每张照片、磁盘、光盘的内容摘要（包括时间、地点、人物、事件等）；需在特定环境下运行的声像资料、电子文件，要注明其解读方式。
第二十三条 已归档档案进行补充、修改，应由项目承担部门提出申请，经荆江局领导审批同意后，方能进行补充、修改。档案补充修改后，应提交文字说明。经补充、修改后的档案，在归档时，档案员应认真进行登记并注明修改补充的有关事项。
第二十四条 档案管理部门应建立档案统计制度。对档案的接收、移交、保管、利用情况进行统计，并按照规定向上级档案主管部门报送档案工作基本情况统计表。
第二十五条 档案库房应与阅览室、办公室分开。库房内应配备温、湿度控制设备，并采取防火、防盗、防水、防光、防虫、防尘、防鼠、防有害气体等措施。应不定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理，确保档案安全。
第二十六条 档案的鉴定与销毁应根据有关规定进行。鉴定档案必须在荆江局领导的主持下，由档案管理部门和有关部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应出具鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册（一式二份），经局领导批准后销毁，并报上级档案主管部门备案。销毁档案应由鉴定小组指定两人或两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。对已销毁的档案，应在原档案目录上注销。对已销毁档案的鉴定意见、销毁报告、销毁清册要归档备查。
第二十七条 归档文件材料的密级划分应按有关规定执行。绝密、机密、秘密、内部、公开等密级的划分，应由产生档案的部门主管领导或局级保密委员会（领导小组），根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《长江水利委员会保守国家秘密实施细则》《水文资料的密级和对国外提供水文资料的试行办法》等有关规定审定。上级部门及外单位发来的文件均按相应密级管理。不宜对外公开的事项和资料，均按内部注意事项和资料进行管理。
第二十八条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关规定办理。
第二十九条 水文测验、水环境监测、河道测绘资料和成果，以及其它重要的档案资料未经荆江局领导批准，不得对外提供。
第三十条 外单位人员查阅档案需经荆江局领导批准；离退休人员查阅档案需经局领导和本部门领导批准，方可提供，但不得外借。
第三十一条 劳动人事部门在办理职工离退休和工作调动时，应有档案管理部门出具的档案资料交清证明。
第三十二条 档案管理部门要树立档案为全局生产、基建、科研、管理服务的思想，要尽可能地为档案利用人员提供方便。
第三十三条 应积极开展档案信息化建设，实现档案的计算机管理，逐步完善档案目录数据库，建立和完善主要档案内容数据库，实现网上自动检索与查询，努力实现档案管理现代化、规范化、标准化。
第五章 奖励和处罚
第三十四条 荆江局各部门和个人有下列表现之一者，应给予表彰和奖励：
（一）归档合格率在98%以上的；
（二）档案管理、保护、利用工作成绩显著的；
（三）在档案管理研究方面做出重要贡献的；
（四）在档案工作其他方面做出成绩的。
第三十五条 荆江局各部门和个人有下列行为之一者，根据情节轻重，给予批评教育或行政处分，并限期整改；对逾期未改的，应按规定对相关单位或直接责任人给予处罚；造成严重后果的，应依法交由司法机关追究其法律责任：
（一）借阅档案屡催不还的；
（二）将归档材料据为己有拒绝归档的；
（三）对档案工作人员履行职责有意刁难的；
（四）利用借阅权利，非法为他人提供档案的；
（五）玩忽职守，造成档案损失的；
（六）隐匿、损毁、丢失、擅自销毁或涂改、伪造档案的；
（七）其他违反本档案管理办法的行为。
第六章 附 则
第三十六条 本办法由荆江局网络信息中心负责解释。
第三十七条 本办法自颁布之日起执行。
